Qué te frena más ¿no saber delegar o no saber qué delegar?
La semana pasada en una sesión de mentoring, un jefe me decía: «No sé en qué momento pasé de liderar un equipo a ser el chico de los recados de la dirección». Su agenda estaba tan llena de tareas administrativas y de trámites, que lo estratégico había quedado reducido a un “cuando tenga tiempo”, es decir, nunca.
Muchas veces el problema reside en el rol que desde arriba nos piden ejercer, y otras muchas en que no sabemos delegar, ni qué delegar: por no tener a quien delegar, por miedo al error, a las consecuencias o a dejar de ser vs sentirnos imprescindibles.
Si estás en esta situación y quieres probar soluciones, Rik Nemanick en su artículo «A Data-Based Approach to Delegating» propone utilizar una matriz de delegación identificando y agrupando tareas que:
✔ Podrías delegar: tareas con poca complejidad y bajo impacto si las hiciera otra persona.
✔ Deberías delegar: trabajo que consume mucho tiempo y que, realmente, no necesitas hacerlo tú.
✔ Automatizables e incluso prescindibles: las que no aportan valor y se repiten porque «siempre se hizo asi» y para qué vamos a probar otra cosa..
✔ No delegables: decisiones estratégicas, desarrollo del equipo, tareas cuyos errores pueden tener mucho impacto.
¿Y cómo priorizar?
1️⃣ Haz un diario de tareas durante 3-5 días, apunta todo: desde reuniones, informes, gestión del correo e incluso todos esos «¿tienes un minuto?» que tanto tiempo te roban.
2️⃣ Categoriza por valor estratégico. Identifica qué tareas ayudan a conseguir objetivos clave y cuáles son de rutina fácilmente asumibles por alguien del equipo.
3️⃣ Delega partes de las tareas (de forma completa si puedes) que consumen mucho tiempo y generan bajo impacto.
4️⃣ Prepara instrucciones claras y breves: no se trata de soltar el marrón y listo, sino de dedicar tiempo a enseñar cómo ejecutar lo que delegas.
5️⃣ Haz seguimiento inteligente: establece puntos de control «ligeritos», nada de aplicar microgestión, para asegurarte de que lo delegado se hace y funciona. Un checklist sencillito de seguimiento puede ayudarte.
6️⃣ Revisa mensualmente qué sigue devorando tu agenda. Ajusta y sigue soltando lo que pueda ser soltado.
Porque sí, delegar lleva tiempo: explicar, acompañar, resolver dudas… seguro que tardarías menos haciéndolo tú. Pero esa “sobrecarga» inicial es necesaria para que puedas a futuro, respirar y centrarte en lo realmente importante.
Si no estás dispuesto a enseñar, no digas que no tienes a quién delegar, posiblemente lo que no tienes es ni ganas ni paciencia para formar. Piénsalo.
Fuente de imagen: Freekip