Hoy te traigo un post cargadito de recursos para que puedas aplicarlos a tu día a día, ya sea en la organización de las labores domésticas, en tu trabajo o en la puesta en marcha y seguimiento de tu Plan Estratégico Personal/Profesional.

En este post veremos cómo planificar las tareas,  cómo evitar que los ladrones de tiempo se apoderen de tu vida,  cómo decidir qué cosas has de hacer tú sí o sí y cuáles pueden quedar aparcadas, pospuestas, delegadas o directamente eliminadas.

Además, he diseñado para ti dos recursos que te resultarán muy útiles a la hora de planificarte. Espera y verás.

Comencemos.

 1. Punto de partida

La lista de tareas a realizar es enorme y lo que es peor, no para de crecer; tienes todos los días de la semana ocupados, sin un hueco para respirar y para dedicártelo a ti; estás agobiado/a porque no sabes ni cómo lo vas a hacer (ya le has restado horas de sueño a la noche y horas de descanso relajado al día) ni lo que es peor, cómo priorizar todos esos debes ya que todos, toditos, todos te parecen:

  1. Híper urgentes.
  2. Importantísimos e imprescindibles para la continuidad de tu vida diaria o del buen devenir de tu empresa o proyecto.
  3. Únicamente puedes resolverlos tú; no hay tiempo, no puedes ponerte ahora a enseñar a otros/as a hacer lo que tú haces, porque aunque tengas el corazón en la boca, con orgullo te dices a ti mismo/a que cómo tú lo haces ¡vaya!  no lo hace nadie.

2. Consecuencias

Al no concentrar todas tus energías en lo que realmente es vital que hagas tú y solo tú desperdicias tiempo y esfuerzo en acciones o tareas nimias que perfectamente podrías delegar en otras personas e incluso dejar de hacerlas; porque créeme, si te paras a analizarlas la mayoría no son ni tan fundamentales ni tan necesarias para el desarrollo diario o la consecución del objetivo  o pueden serlo, pero en un momento de saturación por actividad el encargarte personalmente de su realización no te aporta nada, salvo agobio y más estrés.

Por todo ello analiza bien en qué eres imprescindible y quita de en medio todo lo demás.

3. Planificar, la mejor herramienta para avanzar.

Descrito lo que vives diariamente y las consecuencias que esto tiene, te propongo soluciones.

Si vas a iniciar el diseño de tu Proyecto Personal/ Profesional (da igual que este sea gestionar mejor tu marca personal, emprender, aumentar tu empleabilidad o buscar activamente empleo)  la planificación es por definición, la herramienta fundamental que te ayudará primero a identificar y clasificar las distintas actividades/acciones a realizar, segundo a poder evaluar cómo se va desarrollando y tercero, a avanzar.

¿Conoces la Matriz Eisenhower?

Esta matriz, también conocida como matriz de gestión del tiempo, tiene dos ejes:

  • El eje de la importancia (de menos a más)
  • El eje de la urgencia (de menos a más)

Entendiendo que marcaremos como importantes aquellas actividades que son necesarias para alcanzar el objetivo que nos hemos fijado y como urgentes las que requieran ser realizadas/resueltas de una manera inmediata.

Cómo determinar si una tarea o acción es URGENTE

Has de tener mucho cuidado en poner la etiqueta de urgente a todo.

Suele ser un error bastante común que solemos cometer; de hecho, la mayoría de las interrupciones o de los ladrones de tiempo aparecen en tu vida con la frase mágica “es que esto es urgente” para que dejes de hacer lo que estabas haciendo y les prestes atención.

Por eso, antes de lanzarte cuan ave rapaz sobre lo que tú u otros etiquetáis de urgente, párate y piensa si lo que crees que es tan urgente realmente lo es; si el éxito de tu proyecto o el cumplimiento del objetivo depende de que resuelvas en este preciso momento lo que tienes delante.

Ante la duda, pregúntate:

  • Si no hago esta tarea ahora mismo ¿qué consecuencias tendría para mi plan/proyecto?
  • ¿Qué pasa si no la hago en este momento?

Cómo determinar si una tarea o acción es IMPORTANTE

Normalmente, lo urgente tapa lo importante.

Le prestamos tanta atención a resolver el aquí y el ahora, sea o no vital el hacerlo, que dejamos de lado lo fundamental para alcanzar nuestro objetivo.

Si tienes correctamente definidas las metas  te será muy fácil determinar qué acciones son importantes para alcanzarlas.

Si por el contrario sabes más o menos lo que quieres conseguir, pero no has trazado un plan con metas intermedias, te aseguro que el caos en algún momento que paralizará. Porque si tu planificación es correcta, no solo habrás definido esas tareas importantes, sino quien o quienes las han de hacer.

Un vez más me explico. Si por ejemplo decides que el eje central  de tu plan de personal branding para ganar visibilidad va a ser tener un blog, pero tú no tienes ni idea de cómo se manejan las plataformas de blogging, incluso las más sencillas, puedes dedicar horas y horas a aprender y “pegarte” con el diseño o externalizar esta tarea y dejarla en manos de expertos que te resuelvan esta meta.

Con la primera opción estarás empantanado/a y dejando de lado otras acciones que seguramente son igual de importantes y que únicamente tú puedes hacer (por ejemplo crear contenido para nutrir ese blog); con la segunda pondrás el foco en lo que realmente eres imprescindible.

matriz-eisenhower-gpta

 

4. Poniendo en práctica lo aprendido

Paso 1: Haz una lista con todas las tareas que has de concluir.

Paso 2: Clasifícalas en el cuadrante que corresponda.

  • Tareas importantes y urgentes = Hazlas

Es una tarea importante (el hacerla te ayudará a conseguir tu meta, el objetivo que te has marcado) y además es urgente (su realización es un hito importante en tu plan).

Cuidado con llenar demasiado este cuadrante, si lo haces estarás superagobiado; si todo lo que has de hacer es urgente y prioritario el estrés se apoderará de ti y de tu proyecto.

Tener este cuadrante cargadito de tareas indica que algo no has hecho bien en tu planificación, revísala de nuevo, seguro que más de una actividad puede quedar encuadrada en alguno de los otros 3 espacios de tu matriz.

  • Tareas importantes pero no urgentes = Planifícalas

Esa tarea que debes finalizar para avanzar en tu plan/objetivo pero que no requiere ser realizada en este preciso momento porque el tiempo es limitado y debes emplearlo en otras importantes y urgentes.

El no hacerlo ahora no implica que no fijes una fecha en la que sí o sí te pondrás a ello; coge calendario y planifica cuándo y cómo la realizarás.

Cuidado con dejar en este cuadrante largas listas de temas por resolver; si todo lo aparcas para  otro momento corres el peligro de no ponerte manos a la obra nunca, quedando atrapado/a en la “parálisis por el análisis”. Revisa.

  • Tareas urgentes pero no importantes = Delégalas con supervisión

Si la tarea debe realizarse pero no es vital tu intervención para el éxito de la misma ¿por qué no dejar que otro/a se encargue de ella?

Ya sé tu respuesta: “tardo más en explicar y revisar que en hacer”, sí seguramente sea cierto, pero si no dedicas tiempo en preparar a otros para que te ayuden, para soltar lastre, seguirás siendo un embudo. Planifica también esas “enseñanzas” hacerlo hoy te ayudará y mucho en momentos de agobio futuros.

  • Tareas que no son ni urgentes ni importantes = No las hagas en este momento

En esas pequeñas cosas que no nos conducen a nada nos dejamos buena parte de la vida o el tiempo, que para el caso que nos ocupa es lo mismo. El éxito del manejo de este cuadrante es muy importante porque verás que en él se incluyen buena parte de tus tareas diarias.

Saber identificar las que has de hacer pero en otro momento (en cuyo caso deberás planificar) y las que directamente no harás, te liberará de mucho, mucho trabajo improductivo.

Plannings descargables de Gestión de Personas ¡Todo un Arte! para organizar mejor tu tiempo Clic para tuitear

 

5. Recursos que te ayudarán a planificarte mejor.

He diseñado para ti dos plannings descargables que tienes a tu disposición en el espacio de Recursos para tu Plan.

Espero que te ayuden a lo largo de 2016 a distribuir mejor tu tiempo y a hacer seguimiento de tu plan de acción.

Accede al área de Recursos para tu Plan para descargártelos

 

R E C U E R D A:

Lo que es importante rara vez es urgente, y lo urgente pocas veces es importante. D. Eisenhower Clic para tuitear

Fuente de imagen: Pixabay

¿Te ha gustado el contenido? Si es así hazme un favor: ¡compártelo! Mil gracias ;)

Uso de cookies

Este sitio web utiliza cookies para que usted tenga la mejor experiencia de usuario. Si continúa navegando está dando su consentimiento para la aceptación de las mencionadas cookies y la aceptación de nuestra política de cookies, pinche el enlace para mayor información.plugin cookies

ACEPTAR
Aviso de cookies